'Plazo de conservación de la documentación comunitaria'

Escrito por Juan Manuel Moreno Escosa, Administrador de Fincas de ‘Grupo Escosa’. 10-12-2024 (martes).

La obligación contractual de custodiar la documentación viene establecido por el Art. 19.4 de la Ley de Propiedad Horizontal y al efecto
es el secretario la persona encargada de custodiar los libros de actas y el resto de la documentación de la comunidad de propietarios. Ahora bien, como consecuencia del margen de libertad organizativa que consagra el artículo.13.6 LPH, esta atribución –depósito y custodia- puede recaer en el administrador cuando desempeñe sus funciones acumuladamente al cargo de secretario.

El 19.4 hace referencia a la obligación de conservar las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones, pero aunque no se mencione expresamente, se desprende que dentro de las funciones del secretario se encuentra el deber de custodiar toda la documentación de la comunidad antes citada, y cobra particular importancia cuando se trata de articular la protección de los datos personales de los propietarios y de la propia comunidad.

En principio, la custodia de la documentación es una competencia que corresponde al secretario, y tendrá acceso a la misma el presidente
y el administrador en cuanto les sea necesario.

El secretario/administrador no pueden negarse a entregar la documentación al Presidente, ya que en función de lo dispuesto en el artículo.13.1 LPH corresponde a éste la asunción de las competencias representativas de la comunidad y es el órgano ejecutivo de la misma, respecto del cual el administrador se encontraría subordinado. Pero esta realidad organizativa debe quedar sujeta a una lógica modulación en aras de la seguridad jurídica y la salvaguarda de la responsabilidad del custodio hasta ese momento.

En efecto, el administrador habrá de ceder ante la petición del presidente, pero podrá exigir que la petición se curse por escrito con expresión de la causa que lo justifique, firmando el presidente un recibí del inventario o relación de la documentación de la que se hace entrega, lo que tiene especial importancia y trascendencia en relación con algunos documentos, como puede ser, por ejemplo, el libro de actas. Es de interés que el documento fije la fecha de devolución, pues sin duda, los documentos tienen que estar a disposición para informar en su caso al resto de propietarios que se interesen.

También establece el artículo.19.4 LPH, la obligación del Secretario de custodiar y conservar la documentación de la comunidad durante el
plazo de 5 años, que incluirá las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones.
Ahora bien, aún cuando pueda parecer que el plazo sólo es aplicable a los documentos relevantes de las reuniones, existen otros documentos como son los judiciales o notariales, por ejemplo, a los que no sólo alcanzará el deber de conservar sino que dicho deber se extenderá a toda la vida de la comunidad de propietarios.

El administrador profesional, en cuanto experto conocedor de todas estas circunstancias, será responsable del incumplimiento de la obligación de conservación y custodia con arreglo a los plazos legalmente exigibles,

En efecto, corresponde al administrador no sólo adoptar un mecanismo adecuado de recepción y archivo de las comunicaciones, notificaciones o documentación que le garantizase no sólo que llegan a su conocimiento los hechos y circunstancias de influencia en el ejercicio de sus deberes, sino que habrá de garantizar igualmente que estos datos o circunstancias novedosas llegan a conocimiento de la comunidad de propietarios, de su presidente o los propietarios.

El artículo 1.728 del Código Civil, señala que “el mandante debe anticipar al mandatario, si este lo pide, las cantidades necesarias para la ejecución del mandato” y por lo expuesto, una vez recibida la documentación que es propia del ejercicio profesional, deberá el administrador-secretario custodiar a disposición de los propietarios conforme a lo dispuesto en el Art. 20.1 e) LPH y complementariamente con lo dispuesto en el artículo 19.4 LPH donde el secretario custodiará los libros de actas de la Junta de propietarios. Asimismo deberá conservar, durante el plazo de cinco años, las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones.

Como bien se dispone, el tiempo al que queda sujeto este deber del Secretario-Administrador es de cinco años fijado por la LPH, y hace especial referencia a las convocatorias, comunicaciones, representaciones de las juntas de propietarios, y demás documentos por tiempo indefinido cuya custodia no se encuentra sujeta a plazo alguno y por lo tanto por tiempo indefinido, custodiando permanentemente los libros de actas, seguros, estatutos, normas de régimen interior, escritura de Obra Nueva y División, CIF, contratos de trabajo y de obras, declaraciones fiscales, contratos de servicios de energía eléctricas, agua, de revisión contra incendios, ascensores  y demás documentos.

Existen otros tipos de documentos que por su relevancia y garantías, siempre será conveniente conservar y acreditativa de la ejecución de obras y proyectos técnicos de cierta importancia sujetas a garantías y responsabilidades de los agentes intervinientes en las obras, y cualquier otro documento de carácter mercantil que tienen otros plazos de conservación y se rigen por el Código de Comercio.

En cuanto a la documentación relacionada con la laboral de los empleados de fincas urbanas, habrá que atenerse a lo dispuesto por la Seguridad Social con unos plazos muy concretos de conservación que será de cuatro años y relativos a las altas y bajas del personal, contratos de trabajo, etc.
 

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